Planen statt rotieren: Mit digitalen Tools zur besseren Arbeitszeitorganisation

Planen statt rotieren: Herausforderungen für Personalmanager

Apotheken stehen heute unter hohem Druck: Unvorhersehbare Kundenfrequenz, Krankheitsausfälle und neue Dienstleistungen fordern flexible, effiziente Lösungen. Wer den Überblick behalten will, braucht mehr als Bauchgefühl – moderne Arbeitszeitmodelle und digitale Tools machen den Unterschied.

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Im Gespräch mit der Apotheken-Fachzeitschrift „Die erfolgreiche Apotheke“ gibt unser Geschäftsleiter Jens Gerstenecker Einblicke in zukunftsweisende Lösungen.

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Die Anforderungen an den Arbeitsalltag in Apotheken sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen. Schwankende Kundenfrequenzen, saisonale Spitzenzeiten, plötzliche Krankheitsausfälle und der steigende Bedarf an Dienstleistungen stellen das Personalmanagement vor große Herausforderungen. In diesem dynamischen Umfeld der Apotheken ist eine ressourcenschonende Personaleinsatzplanung entscheidend, um den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. Doch wie lassen sich Effizienz und Flexibilität miteinander vereinen? Die Antwort liegt in modernen Arbeitszeitmodellen und der Unterstützung durch digitale Planungssoftware.

Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung

Die wichtigste Aufgabe der Personalplanung in Apotheken besteht darin, die verschiedenen Ansprüche – von Mitarbeitern, Kunden und gesetzlichen bzw. tariflichen Vorgaben – in Einklang zu bringen. Auf der einen Seite steht der Wunsch nach planbaren, fairen Arbeitszeiten; auf der anderen Seite die Notwendigkeit, kurzfristig auf unvorhergesehene Veränderungen wie Krankmeldungen oder unerwartet hohen Kundenandrang zu reagieren.

Dabei ist die Planung oft ein Balanceakt: Unterbesetzung führt zu Überforderung des Teams und unzufriedenen Kunden, während Überbesetzung unnötige Kosten verursacht. Ein weiterer Faktor, der die Planung erschwert, ist der Wunsch vieler Mitarbeiter nach flexibleren Arbeitszeitmodellen wie Teilzeit, oder die Möglichkeit, die Arbeitszeiten selbst mitzugestalten.

Effizienz durch vorausschauende Planung

Eine strukturierte und vorausschauende Personalplanung ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Apothekenbetrieb. Moderne Softwarelösungen sind dafür die Voraussetzung. Sie ermöglichen es, vergangene Daten wie Verkaufszahlen, saisonale Schwankungen und bekannte Belastungsspitzen zu analysieren, daraus den optimalen Personalbedarf zu prognostizieren und entsprechend in der Einsatzplanung zu berücksichtigen.

Ein großer Vorteil solcher Tools ist die Möglichkeit, langfristige Pläne zu erstellen, die gleichzeitig flexibel bleiben. So können kurzfristige Änderungen – wie eine Krankmeldung – leicht integriert werden, ohne dass der gesamte Plan ins Wanken gerät. Dadurch wird nicht nur der administrative Aufwand für die Planungsverantwortlichen reduziert, sondern auch die Zufriedenheit des Teams gesteigert, das sich auf eine rechtzeitige und transparente Planung verlassen kann.

Flexibilität im Arbeitsalltag: Neue Modelle für die Apothekenbranche

Flexibilität ist in der heutigen Arbeitswelt mehr als nur ein Schlagwort – sie ist eine Notwendigkeit. Besonders in Apotheken kann ein flexibles Arbeitszeitmodell dabei helfen, den Alltag auch in herausfordernden Situationen für alle Beteiligten optimal zu gestalten. Eine bewährte Strategie ist beispielsweise die Kombination aus einem festen Stammpersonal und flexiblen Aushilfskräften. Diese Modelle ermöglichen es, auf Schwankungen in der Kundenfrequenz angemessen zu reagieren. Gleichzeitig können Teilzeitmodelle, Springer und die Einrichtung von wechselnden Plänen dazu beitragen, dem gesamten Team mehr Gestaltungsspielraum zu bieten.

Ein weiterer Ansatz ist die Förderung von Vielseitigkeit innerhalb des Teams. Wenn Mitarbeiter mehrere Aufgabenbereiche übernehmen können – etwa Beratung, Rezeptur oder Warenwirtschaft – wird die Flexibilität des gesamten Teams erhöht. Die Voraussetzung dafür sind gezielte Schulungen. Im Ergebnis lassen sich so aber beide Herausforderungen in der Einsatzplanung besser bewältigen: der quantitative und der qualitative Bedarf, also sowohl Anzahl als auch die Kompetenzen der geplanten Mitarbeiter des jeweiligen Teams.

Der digitale Wandel: Wie webbasierte Tools die Einsatzplanung revolutionieren

Digitale Lösungen haben die Art und Weise, wie Arbeitszeiten und Dienstpläne organisiert werden, grundlegend verändert. Moderne webbasierte Tools bieten nicht nur eine einfache Bedienbarkeit, sondern auch Funktionen, die auf die Bedürfnisse von Apotheken zugeschnitten sind.

Ein zentraler Vorteil solcher Software ist die Möglichkeit, die Einsatzplanung effizient und transparent zu gestalten. Mitarbeitende können ihre Verfügbarkeiten und Wünsche direkt in das System eintragen, wodurch die Planung nicht nur schneller, sondern auch gerechter wird. Gleichzeitig ermöglichen diese Tools den Mitarbeitern, ihre Dienstpläne jederzeit einzusehen, Schichten zu tauschen oder kurzfristige Änderungen vorzunehmen – und das alles in Echtzeit.

Für die Planungsverantwortlichen bedeutet dies eine enorme Entlastung. Automatisierte Prozesse sparen Zeit, und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch integrierte Kontrollmechanismen sichergestellt. Zudem lassen sich durch die Verknüpfung mit anderen Systemen, wie Warenwirtschaften oder Online-Terminplanern zusätzliche Synergien schaffen.

Die 5 größten Vorteile digitaler Einsatzplanung

• Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand spürbar.
• Transparenz: Alle Teammitglieder haben Zugriff auf aktuelle Dienstpläne und können Änderungen nachvollziehen.
• Flexibilität: Kurzfristige Anpassungen bei unvorhergesehenen Ereignissen sind problemlos möglich.
• Teamzufriedenheit: Mitarbeiter profitieren von mehr Mitbestimmung und einer fairen Planung.
• Kostenkontrolle: Über- und Unterbesetzungen werden vermieden, was den Umsatz fördert und die Kosten senkt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine mittelständische Apotheke konnte durch den Einsatz digitaler Planungssoftware ihre Planungszeit um 40% reduzieren. Gleichzeitig wurde die Verfügbarkeit von Mitarbeitern optimiert, da Engpässe frühzeitig erkannt und ausgeglichen werden konnten. Auch die Transparenz in der Planung führte zu einer deutlichen Verbesserung des Betriebsklimas. Eine andere Apotheke mit über 120 Mitarbeitern an 4 Standorten konnte die Zeit für die Planung der jährlichen Urlaube um über 60% reduzieren.

Zukunftstrends: KI und mobile Lösungen

Die Zukunft der Personaleinsatzplanung liegt in der Integration von künstlicher Intelligenz (KI) und dem Ausbau von mobilen Anwendungen. KI-basierte Systeme werden in der Lage sein, den Personalbedarf noch präziser vorherzusagen und Schichtpläne automatisch zu optimieren.

Mobile Apps hingegen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Dienstpläne jederzeit einzusehen oder Änderungen in Echtzeit zu kommunizieren. Dies erhöht nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Effizienz, da Kommunikationswege verkürzt werden.

Die Digitalisierung wird somit die Personaleinsatzplanung in den kommenden Jahren grundlegend verändern und Apotheken dabei helfen, sich noch besser an die Anforderungen eines dynamischen Arbeitsumfelds anzupassen.

Effizient, flexibel, zukunftsorientiert

Eine durchdachte Personaleinsatzplanung ist das Rückgrat eines erfolgreichen Apothekenbetriebs. Moderne Arbeitszeitmodelle und digitale Softwarelösungen bieten hier die Möglichkeit, Effizienz und Flexibilität miteinander zu verbinden.

Durch den Einsatz datenbasierter Planungstools können Apotheken nicht nur ihre Abläufe optimieren, sondern auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter fördern. Für Apotheken bedeutet dies: Wer heute in digitale Lösungen investiert, legt den Grundstein für einen erfolgreichen, flexiblen und ressourcenschonenden Betrieb von morgen.

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‍Jens Gerstenecker

ist Geschäftsführer der MEP24 Software GmbH und arbeitet an Lösungen zur Mitarbeitereinsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Teamführung.

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Die erfolgreiche Apotheke

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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro