Digitale Akzeptanz im Unternehmen: So nehmen Sie Mitarbeiter mit auf die digitale Reise
Die Arbeitswelt verändert sich immer schneller – nicht nur in Bezug auf Technologie, sondern auch in der Art und Weise, wie Unternehmen mit ihren Mitarbeitern umgehen. Es wird immer schwieriger, qualifizierte Mitarbeiter zu finden und langfristig zu halten. Gleichzeitig gewinnen interne Kommunikation und eine mitarbeiterorientierte Unternehmenskultur zunehmend an Bedeutung. Neue Trends beziehen Mitarbeiter nicht nur in ihre Aufgaben, sondern auch in technologische Veränderungen aktiv mit ein.
Doch was passiert, wenn Mitarbeiter mit einer neuen Softwarelösungen konfrontiert werden und sich plötzlich Widerstand regt? Oder neue Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich in bestehende Softwaresysteme einzuarbeiten? Wie lassen sich Unsicherheiten und Vorurteile abbauen?
Die Integration einer neuen Software und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann mit verschiedenen emotionalen Herausforderungen verbunden sein. Es ist wichtig, die möglichen Vorbehalte von Mitarbeitern gegenüber Neuerungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend darauf einzugehen, um die Akzeptanz und den erfolgreichen Einsatz einer neuen Software zu fördern.
Mögliche Gründe, warum Mitarbeiter neue Software-Lösungen nicht akzeptieren
Überforderung und Unsicherheit:
Neue Mitarbeiter könnten sich von der Vielzahl unbekannter digitaler Tools und Prozesse überwältigt fühlen. Persönliche Unsicherheit verstärkt diesen Effekt – viele trauen sich nicht, Fragen zu stellen oder Fehler zuzugeben. Laut der Studie zur digitalen Teilhabe fühlen sich vier von zehn Deutschen von digitalen Technologien überfordert, und 44 Prozent haben Angst, der technischen Entwicklung nicht folgen zu können.
Fehlende Schulung und mangelnde Begleitung:
Eine unzureichende oder gar fehlende Einführung in neue Softwarelösungen erschwert den Einstieg zusätzlich. Ohne gezielte Schulungsangebote fehlt vielen Mitarbeitern das notwendige Wissen, um mit den neuen Systemen sicher umzugehen.
Skepsis gegenüber neuen Technologien und eingefahren Prozesse:
Der häufig gelebte Grundsatz „Never change a running system“ führt dazu, dass Mitarbeiter an bewährten Abläufen festhalten und Veränderungen skeptisch gegenüberstehen – auch wenn diese langfristig Vorteile bringen könnten.
Kein positives Nutzererlebnis, unklarer Nutzen:
Wenn die Bedienung einer neuen Software umständlich ist oder der konkrete Mehrwert nicht deutlich wird, sinkt die Akzeptanz. Ohne ein positives Nutzererlebnis fehlt die Motivation zur aktiven Nutzung.
Angst vor Fehlern und negativen Konsequenzen:
Die Unsicherheit im Umgang mit neuer Software kann dazu führen, dass Mitarbeiter Angst haben, Fehler zu machen, die möglicherweise negative Auswirkungen auf ihre Arbeit oder das Unternehmen haben.
Strategien zur Förderung der Akzeptanz einer neuen Software
1. Mitarbeiter frühzeitig einbinden
- Maßnahme: Gründung eines projektbegleitenden Teams.
- Ziel: Akzeptanz durch Mitgestaltung und Identifikation stärken.
- Umsetzung: Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen in Auswahlprozesse einbeziehen, Feedback aktiv einholen.
2. Bedarfsgerechte Schulungen anbieten
- Maßnahme: Erarbeitung individueller Trainingsformate (Präsenz, E-Learning, On-the-Job). Tipp: Prüfen Sie, welche Schulungsangebote die jeweiligen Software-Hersteller anbieten.
- Ziel: Sicherheit im Umgang mit der neuen Software fördern.
- Umsetzung: Schulungsangebote auf Zielgruppen und Rollen zuschneiden, Schulungszeit fest einplanen.
3. Kommunikation klar und transparent gestalten
- Maßnahme: Kommunikationskampagne vor der Einführung.
- Ziel: Vertrauen aufbauen, Nutzen vermitteln.
- Umsetzung: Regelmäßige Updates per E-Mail, kurze Info-Videos, FAQs.
4. Positive Nutzenerlebnisse schaffen
- Maßnahme: Usability-Tests vor dem Rollout durchführen.
- Ziel: Einstieg erleichtern und Frustration vermeiden.
- Umsetzung: Beta-Testphase mit ausgewählten Nutzergruppen, Feedback direkt in Optimierungen einfließen lassen.
5. Multiplikatoren einsetzen (Mentoren-Programm)
- Maßnahme: Kolleginnen und Kollegen als interne Ansprechpartner schulen.
- Ziel: Hilfe auf Augenhöhe anbieten, Motivation fördern.
- Umsetzung: Mentoren in den Teams benennen und mit Zusatzwissen und Kommunikationsaufgaben ausstatten.
6. Feedbackkultur fördern
- Maßnahme: Kontinuierliches Monitoring und offene Feedbackkanäle.
- Ziel: Nutzung verbessern, Akzeptanz stärken.
- Umsetzung: Umfragen, regelmäßige Review-Meetings, sichtbare Umsetzung von Rückmeldungen.
Die Einführung neuer Software ist weit mehr als ein technisches Projekt – sie ist ein Veränderungsprozess, der Menschen mitnimmt oder im schlimmsten Fall zurücklassen kann. Wer die Akzeptanz seiner Mitarbeiter und Kollegen gewinnen will, sollte nicht nur auf Funktionen und Effizienz setzen, sondern auch auf Kommunikation, Beteiligung und Schulung. Denn nur wenn die Menschen nicht aus dem Fokus gerät, kann digitale Transformation im Unternehmen gelingen.
Neue Mitarbeiter und MEP24web
Wenn neue Mitarbeiter ins Unternehmen kommen, treffen sie nicht nur auf neue Kolleginnen und Kollegen, sondern auch auf bestehende Arbeitsabläufe und neue Softwarelösungen. Wie der Einstieg für Neulinge in MEP24web reibungslos gelingt, erfahren Sie in unserem nächsten Artikel Neue Mitarbeiter und MEP24web: Wie das Onboarding gelingt.
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Bildnachweis: MEP24 Software GmbH, Canva Pro
Quellen:
Studie zur digitalen Teilhabe: https://digitaltag.eu/studie
